Elviskonsert i Strängnäs
”Elvis i våra hjärtan” konserten anordnades i mars 2017 av Mariefred, Strängnäs och Strängnäs –Bisp Thomas Rotaryklubbar i Strängnäs domkyrka till förmån för Rotary Doctors Sweden. Det var en succé på många sätt, men också mycket jobb. Här svarar Gun-Marie Östedt-Axelsson, Mariefreds Rotaryklubb på några frågor om planeringen, utmaningen och succén.
– Hur fick ni idén att anordna en konsert?
Idén kom från Björn Lyckström, som varit medlem i Mariefred Rotaryklubb i många år, som är 
musikintresserad, som själv spelar saxofon och som är Elviskännare. Mariefred Rotaryklubb har tidigare på Björns initiativ arrangerat konserter i samarbete med Mariefreds Församling i Mariefreds kyrka 3 år i rad – 2014 med saxofonisten Johan Stengård, 2015 med gitarristen Janne Schaffer och 2016 en hyllningskonsert till Elvis, kallad ”Elvis i våra hjärtan”. Biljetterna var slutsålda och kyrkan därmed fullsatt med cirka 280 besökare vid alla 3 tillfällena. Överskottet gick första gången till Syriens Barn, andra gången gick en stor del till Shelterboxar och tredje gången mestadels till lokala projekt.
Efter dessa 3 framgångsrika konserter, hade vi skapat en beprövad modell, som vi kände att vi 2017 ville återanvända för att arrangera konserten ”Elvis i våra hjärtan” tillsammans med de 2 Rotaryklubbarna i Strängnäs och i samarbete med Domkyrkoförsamlingen. Alla 3 Rotaryklubbarna ligger i Strängnäs kommun och att fylla Strängnäs Domkyrka, som kan ta in 425 betalande besökare, kändes som en utmaning. Soloartisterna var desamma i Strängnäs som i Mariefred, men musikerna och körerna tillhörde kyrkorna. Björn var vid bägge tillfällena konferencier och varvade musiken med att berätta om låtarna och Elvis liv & leverne. Modellen bygger på intäkter både från sponsorer, som synliggjordes i inbjudan och i programmet, och från inträdesbiljetterna, som såldes av lokala handlare i både Mariefred och Strängnäs. Vår målsättning var att alla 3 Rotaryklubbarna tillsammans skulle hitta sponsorer, som tillsammans finansierade konserten med 75.000 SEK, vilket vi lyckades med.
– Ungefär hur många var involverade i klubbarna, går det att uppskatta hur mycket tid som läggs ner på jobbet?
I de 3 Rotaryklubbarna var totalt cirka 10 personer involverade i planering och praktiskt genomförande och då främst med rekrytering av sponsorer, med marknadsföring och med olika uppgifter under själva konserten. Mariefred Rotaryklubb hanterade alla ekonomiska transaktioner. En av våra medlemmar dokumenterade också konserten genom att göra en film. Björn var den enda från Rotaryklubbarna som deltog i den musikaliska delen av konserten – både förberedelser och genomförande. Rotaryklubbarnas tid inkl. Björns engagemang uppskattas till 500 timmar. Därutöver tillkommer den tid som kyrkan la ned på planering, förberedelser av den musikaliska delen och genomförandet. Kyrkan tryckte också inbjudningarna och programmet, som delades ut i kyrkan.
– Vad var den största utmaningen?
Den första utmaningen var att Rotaryklubbarna gemensamt skulle rekrytera sponsorer, som enligt vårt mål finansierade konserten med tillsammans 75.000 SEK. Vi hade 2 sponsorerbjudanden: 2.500 SEK och då fick man 2 inträdesbiljetter. 1.250 SEK och 1 inträdesbiljett. Man fick ju också synas både i inbjudan, som trycktes upp i 4.000 exemplar och som publicerade på Facebooksidor och hemsidor, och i programmet, som delades ut i kyrkan. Resultatet blev 33 sponsorer, varav 27 betalade 2.500 SEK och 6 betalade 1.250 SEK. Planen var att ha sponsorerna klara under november månad för att kunna börja biljettförsäljningen i början av december. Vi kunde därmed marknadsföra konserten som ”Årets julklapp”, vilket försäljningsställena bekräftade att den blev.
Den andra utmaningen var att sälja slut biljetterna, vilket vi genom intensiv marknadsföring bland annat genom annonser men framförallt genom Facebook och hemsidor lyckades med. Faktum är att biljetterna var slutsålda redan efter en månad, dvs. i början av januari eller med andra ord 8 veckor före konserten, som gick av stapeln den 4 mars.
– Varför valde ni att ge en del av överskottet till Rotarys Doctors?
Överskottet var budgeterat till 115.000 SEK men blev i praktiken 121.000 SEK. Enligt överenskommelse med Domkyrkoförsamlingen skulle 70 % gå till Rotaryklubbarnas välgörenhetsändamål och 30 % till kyrkans, som var ”Mänskliga rättigheter eller allas rätt till mat på bordet”. Rotaryklubbarna tog tidigt beslut om att 65.000 SEK skulle gå till Rotary Doctors och 15.000 SEK till Sörmlandslägret, eftersom vi tyckte att det var viktigt att ha med välgörenhetsändamålen i inbjudan. De 3 Rotaryklubbarnas deltagare i projektgruppen kom snabbt fram till att vi skulle föreslå medlemmarna i våra 3 klubbar att merparten av överskottet skulle gå till Rotary Doctors och alla var eniga och tyckte att detta var ett bra förslag. Detta var naturligtvis under förutsättning att vi nådde våra mål med sponsorer och biljettförsäljning. Nu gjorde vi detta med råge genom att kostnaderna blev lägre än budgeterat, vilket innebar att det blev ytterligare ett litet överskott, som gick till de 3 Rotaryklubbarnas lokala projekt.
– Varför blev det en sådan succé varje år?
Vi har skapat en modell, som utvecklats över tiden och som nu är beprövad och visat sig vara framgångsrik.
– Betydde det något för klubben och klubbmedlemmarna?
Vid varje konsert har vi fått mycket publicitet och PR både i Mariefreds Tidning/Måsen och i Strengnäs Tidning, som skrivit om konserten både före och efter genomförandet och som varit på plats under konserterna. Vi har också skickat information till Rotary Norden, som publicerats efter konserterna. Ett framgångsrikt projekt skapar stolthet och självkänsla. Att det skrivs om vad Rotaryklubbarna gör och bidrar med har också betydelse för klubb- och medlemsutvecklingen. De lokala konserterna ger dessutom besökarna en musikupplevelse, som i sin tur genom Rotaryklubbarna bidrar till välgörenhet internationellt och/eller lokalt.
Vid konserterna i Mariefreds kyrka har vi också haft medlemmar som visat upp Shelterboxen i tältet utanför kyrkan före och efter konserterna, vilket också tydliggjort exempel på vad Rotaryklubbarna gör. Kanske man på liknande sätt kunnat ha en utställning med bilder och filmer utanför kyrkan, som tydliggjort vad Rotary Doctors gör och som besökarna på detta sätt kan ta del av när man passerar.
Gun-Marie Östedt-Axelsson, president Mariefred Rotaryklubb 2016-2017.